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Bevor wir uns mit der Frage beschäftigen, wie Sie ein Datensysteminventar für Ihr Unternehmen erstellen können, ist es wichtig zu verstehen, was ein ISMS eigentlich ist. Wenn wir von einem ISMS sprechen, meinen wir ein Informationssicherheitsmanagementsystem. Dabei handelt es sich um einen strukturierten und systematischen Ansatz, der darauf abzielt, potenzielle Bedrohungen für Daten und Informationen innerhalb einer Organisation zu bewältigen und sicherzustellen, dass sie optimal kontrolliert werden.
Grundsätzlich hilft ein ISMS dabei, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen zu schützen, indem es verschiedene Prozesse anwendet und den interessierten Parteien die Gewissheit gibt, dass die Risiken angemessen verwaltet werden, während alle Sicherheitsinformationen an einem zentralen Ort gesammelt werden. Dieser Blog wird sich auf einen entscheidenden Aspekt des ISMS konzentrieren: die Führung eines Inventars der Datensysteme.
Eine Inventarisierung von Datensystemen ist ein grundlegender Bestandteil eines robusten Asset Managements im Rahmen des ISMS. Datensysteme werden aufgrund ihrer Rolle bei der Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung sensibler Informationen oft als einer der kritischsten Vermögenswerte innerhalb einer Organisation angesehen. Eine Inventarisierung von Datensystemen beinhaltet eine sorgfältige Dokumentation und Auflistung verschiedener Arten von Vermögenswerten, z. B. Hardware, Software, Datenbanken und Netzwerke.
Dieses Inventar identifiziert nicht nur die Komponenten der IT-Infrastruktur des Unternehmens, sondern bietet auch wichtige Einblicke in ihre Funktionalitäten, Konfigurationen und Abhängigkeiten. Durch die Pflege eines aktuellen Datensysteminventars können Unternehmen Risiken effektiv verwalten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten und die allgemeine Sicherheitslage ihrer Informationssysteme verbessern .
Darüber hinaus kann ein gut gepflegtes Datensysteminventar Ihnen bei der Einhaltung verschiedener Normen und Vorschriften zur Informationssicherheit helfen. Zum Beispiel ISO 27001, ein weithin anerkannter ISMS-Standard, der von Organisationen verlangt, ein Inventar von Vermögenswerten zu führen und die Verantwortlichkeiten für diese Vermögenswerte zu definieren.
Das typische Datensysteminventar in einem ISMS umfasst mehrere verschiedene Kategorien von Vermögenswerten, die jeweils ihre eigenen Merkmale und Funktionalitäten aufweisen. In den nächsten Abschnitten werden wir einen Blick auf einige häufig aufgeführte Arten von Vermögenswerten werfen.
Hardware-Vermögenswerte sind ein wesentlicher Bestandteil des Inventars. Dazu gehören zum Beispiel Server, Computer, mobile Geräte, Router, Switches und andere physische Geräte, die Informationen speichern oder verarbeiten. Diese Anlagen bilden oft das Kernstück des IT-Ökosystems eines Unternehmens.
Eine weitere Kernkomponente sind die Software-Assets. Dazu gehören z. B. Betriebssysteme, Datenbanken, Geschäftsanwendungen und jede andere Software, die für den Betrieb der Organisation erforderlich ist. Zu den Software-Assets gehören auch alle Lizenzen und Abonnements, die mit ihnen verbunden sind. In der Abbildung unten sehen Sie, wie Sie beispielsweise ein Tool wie Cyberday nutzen können, um alle wichtigen Informationen zu sammeln, die mit dem Software-Asset verbunden sind, wie in diesem Fall das Finanzmanagementsystem.
Datenbestände sind die eigentlichen Informationen, die das Unternehmen verarbeitet und speichert. Dabei kann es sich zum Beispiel um Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Finanzdaten oder jede andere Art von Daten handeln, die das Unternehmen als wertvoll erachtet.
Im folgenden Screenshot sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Datenbestände (in diesem Fall Datensysteme) in einem agilen Tool organisiert werden. Im Vergleich zu einer einfachen Tabellenkalkulation können agile Tools Ihnen dabei helfen, Ihr Datensysteminventar von einer einfachen Liste in ein dynamisches digitales Tableau zu verwandeln. Sie verknüpfen jedes Asset mit zusätzlichen wichtigen Informationen, so dass sie leichter zu pflegen, zu überwachen und zu prüfen sind. Dadurch wird Ihre Bestandsverwaltung erheblich verbessert, und Sie können Ihr Inventar auf dem neuesten Stand halten und den Industriestandards gerecht werden.
Mit einem agilen Tool wie diesem wird Ihr Datensysteminventar von einem statischen Repository zu einem agilen Instrument, das ständig auf dem neuesten Stand ist und perfekt für strategische Entscheidungen geeignet ist.
Netzwerkvermögen ist eine weitere Kategorie von Vermögenswerten, zu denen die physischen und virtuellen Komponenten gehören, aus denen die Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens besteht. Dies können Netzwerkgeräte, Firewalls, VPNs und andere Elemente sein, die dazu beitragen, verschiedene Teile der IT-Infrastruktur des Unternehmens zu verbinden.
Eine oft vergessene Art von Vermögenswerten sind die menschlichen Vermögenswerte einer Organisation. Dies sind die Menschen, die das Informationssystem nutzen, verwalten und pflegen. Dies können IT-Mitarbeiter, Endbenutzer oder andere Personen sein, die in irgendeiner Weise mit dem System interagieren.
Ein Datensysteminventar in einem Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) ist aus mehreren Gründen wichtig. Es bietet einen umfassenden Überblick über alle Informationswerte innerhalb einer Organisation. Dazu gehören, wie bereits erwähnt, z. B. Hardware, Software, Daten oder Humanressourcen. Ein klares Verständnis dieser Werte hilft dabei, sie besser zu verwalten und zu schützen.
Das Führen eines Datensysteminventars ist eine wichtige Voraussetzung für die Einhaltung verschiedener Informationssicherheitsstandards wie ISO 27001. Diese Normen verlangen, dass Organisationen ein klares Verständnis ihrer Informationsbestände und der damit verbundenen Risiken haben. Das Versäumnis, ein ordnungsgemäßes Inventar zu führen, kann zur Nichteinhaltung der Vorschriften führen, was Strafen nach sich zieht und den Ruf des Unternehmens schädigt.
Ein gut gepflegter Bestand an Datensystemen kann auch die betriebliche Effizienz verbessern. Es kann dazu beitragen, unnötige Systeme, veraltete Software und ungenutzte Hardware zu identifizieren, wodurch Unternehmen ihre Ressourcen optimieren und einige Kosten senken können. Es kann auch bei Planungs- und Entscheidungsprozessen innerhalb der Organisation helfen und jederzeit einen klaren Überblick verschaffen.
Darüber hinaus hilft ein Datensysteminventar auch bei Faktoren wie dem Risikomanagement. Sie ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Schwachstellen in ihren Systemen zu erkennen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu entschärfen. Dies ist entscheidend für die Verhinderung von Datenschutzverletzungen und die Gewährleistung der Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten.
Außerdem kann ein Datensysteminventar zu einer effizienteren Reaktion auf einen Vorfall und zur Wiederherstellung beitragen. Im Falle eines Sicherheitsvorfalls kann ein detailliertes Inventar helfen, die betroffenen Systeme und Daten schnell zu identifizieren und so die Auswirkungen und Ausfallzeiten zu minimieren. Es unterstützt auch den Wiederherstellungsprozess, indem es eine Grundlage für die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands der Systeme bietet.
Der erste wichtige Schritt bei der Führung eines Datensysteminventars besteht darin, alle Vermögenswerte innerhalb des ISMS der Organisation zu identifizieren. Dazu gehören Hardware, Software, Daten und alle anderen digitalen Vermögenswerte, die für den Betrieb der Organisation wichtig sind.
Als Nächstes ist es wichtig, die Güter nach ihrer Kritikalität und Sensibilität zu kategorisieren. Diese Kategorisierung hilft bei der Festlegung von Prioritäten und der Bestimmung des erforderlichen Schutzniveaus (siehe Screenshot unten: Prioritätsstufe "Kritisch").
Sobald die Vermögenswerte identifiziert und kategorisiert sind, besteht der nächste Schritt darin, eine verantwortliche Person, einen Eigentümer, zu bestimmen. Jeder Vermögenswert sollte einen bestimmten Eigentümer haben, der für seine Wartung und Sicherheit verantwortlich ist. Dies gewährleistet die Rechenschaftspflicht und klare Zuständigkeiten. In der nachstehenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel dafür, wie die Erfassung dieser Informationen in einem Tool aussehen könnte.
Regelmäßige Audits oder Überprüfungen sind ein weiterer wichtiger Schritt bei der Pflege eines Datensysteminventars. Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Bestände erfasst sind und ordnungsgemäß gepflegt werden. Dies hilft auch bei der Erkennung potenzieller Sicherheitsrisiken.
Generell ist es wichtig, das Inventar des Datensystems auf dem neuesten Stand zu halten, und zwar nicht nur, wenn ein Audit durchgeführt wird, sondern jedes Mal, wenn sich ein Vermögenswert ändert, vorzugsweise vor dem Audit. Tools können Ihnen dabei helfen, automatische Erinnerungen für Überprüfungstermine festzulegen. Alle Änderungen an den Beständen, wie das Hinzufügen oder Entfernen von Hardware oder Software, sollten im Inventar aktualisiert werden. Dies hilft dabei, eine genaue und aktuelle Aufzeichnung aller Vermögenswerte innerhalb des ISMS der Organisation zu führen. In der nachstehenden Abbildung sehen Sie, wie die Informationen zusätzlich zur Übersicht in der vorherigen Abbildung detaillierter erfasst werden können.
Die Verfolgung und Dokumentation von Systemanbietern in einem Datensysteminventar innerhalb des ISMS einer Organisation hat mehrere bedeutende Vorteile. Es bietet einen ganzheitlichen Überblick über die Systemkomponenten, verbessert das Risikomanagement, gewährleistet eine wirksame Kommunikation bei Systemausfällen und ist eine wichtige Konformitätsanforderung im Rahmen von Normen wie ISO 27001. Im Grunde ist es für jede Organisation eine lohnende Investition, ihr Datensysteminventar effektiv und effizient zu pflegen.
Unter Systemanbietern verstehen wir Einrichtungen, die die verschiedenen Komponenten eines Informationssystems liefern, verwalten oder warten. Dazu können Hardwarehersteller, Softwareentwickler, Cloud-Service-Anbieter, Drittanbieter und sogar interne Abteilungen eines Unternehmens gehören.
Der Standort Ihres Datensystembestands ist aus vielen Gründen von Bedeutung. Die Datenhoheit ist einer der Hauptfaktoren, da sich je nach Standort Ihrer Daten unterschiedliche Gesetze und Vorschriften auf den Datenschutz und die Datensicherheit auswirken können. Die Latenzzeit ist ein weiterer entscheidender Aspekt: Die physische Entfernung zwischen Benutzern und Servern kann die Geschwindigkeit des Datenzugriffs beeinflussen und sich möglicherweise auf die Produktivität und das Benutzererlebnis auswirken.
Datenredundanz und Notfallwiederherstellung werden auch durch den Hosting-Standort beeinflusst. Durch die Speicherung von Daten an mehreren Standorten wird sichergestellt, dass immer eine Sicherungskopie zur Verfügung steht, was die Anfälligkeit für unvorhergesehene Zwischenfälle verringert. Der Hosting-Standort wirkt sich auch auf die Kosten der Datenspeicherung und -verwaltung aus, die durch die Wahl des richtigen Standorts optimiert werden können. Die Implementierung eines robusten Plans zur Datensicherung und -wiederherstellung ist ein wichtiger Schritt, um Ihren Datenbestand zu schützen. Er stellt sicher, dass das Unternehmen im Falle eines Datenverlusts oder Systemausfalls seine Daten schnell wiederherstellen und seinen Betrieb wieder aufnehmen kann.
Schließlich kann die Sicherheit Ihrer Daten auch durch den Hosting-Standort beeinflusst werden, der mehrere Ebenen der physischen Sicherheit, Cyber-Bedrohungen und politische Stabilität aufweisen kann. Das Verständnis dieser Sicherheitsrisiken ist für einen effizienten Datenschutz unerlässlich. Die Dokumentation des Hosting-Standorts könnte wie folgt aussehen:
Wenn es um die Verwaltung Ihres Datensystembestands geht, sind Zusammenarbeit und Teamwork ein wichtiger Aspekt. Dazu gehört zum Beispiel die Entscheidung, wer in Ihrem Unternehmen auf welche Daten zugreifen darf, wie die Zugriffsbeschränkung gehandhabt wird und welche Authentifizierungsmethoden verwendet werden. Dies ist ein zentraler Bestandteil jedes ISMS, dessen Hauptaufgabe es ist, Ihre wichtigen Daten zu schützen. Sehen Sie sich die folgende Abbildung an, um zu sehen, wie dies gehandhabt werden könnte.
Bei der Teamarbeit geht es aber nicht nur um die Erreichbarkeit. Sie ist auch wichtig, wenn es um den Austausch von Informationen geht. Wenn Ihr Softwareanbieter, der Systemmanager und der Dateneigentümer problemlos miteinander kommunizieren können, lassen sich Probleme schneller lösen. Sie können potenzielle Risiken für das System aufzeigen und Wege aufzeigen, um diese Probleme zu vermeiden.
Ein weiterer Vorteil einer effektiven Teamarbeit besteht darin, dass Sie einen klaren Überblick darüber haben, wie Ihr System genutzt wird und welche Ressourcen am wichtigsten sind. Mit diesem Wissen können Sie die Sicherheitsmaßnahmen auf die Bereiche konzentrieren, in denen sie am dringendsten benötigt werden, und Ihre Ressourcen auf die effizienteste Weise einsetzen. Es trägt auch zur Verbesserung der Sicherheit bei, indem es sicherstellt, dass Ihre ISMS-Strategien der Art und Weise, wie Ihr System genutzt wird, und der Bedeutung der verschiedenen Teile des Systems entsprechen.
Alles in allem wäre ohne Teamarbeit nicht nur die Verwaltung Ihres Datensystembestands schwieriger, sondern auch die Sicherheit Ihres gesamten ISMS könnte gefährdet sein. Verschiedene Werkzeuge können Ihnen dabei helfen, die Verantwortlichkeiten auf sinnvolle und logische Weise aufzuteilen. Auf diese Weise ist es nicht nur einfach, den Überblick darüber zu behalten, wer Zugriff auf was hat und wer wofür verantwortlich ist, sondern es fördert auch ein klareres Verständnis der einzelnen Rollen innerhalb des Systems und damit die Effizienz und Sicherheit Ihres ISMS.
Es ist von entscheidender Bedeutung, den Zweck der einzelnen Elemente in einem Datensysteminventar zu verstehen. Es fördert die Dateneffizienz, indem es die Nutzung der Daten maximiert und die Verschwendung minimiert. Dies hilft beispielsweise beim Risikomanagement, indem es die Auswirkungen eines potenziellen Datenverlusts bewertet und so den Prozess der Priorisierung von Sicherheitsmaßnahmen unterstützt. Außerdem unterstützt es die strategische Planung und Entscheidungsfindung, indem es Trends aufzeigt und fundierte Entscheidungen fördert. Und schließlich vereinfacht es die Schulung und Kommunikation, indem es Neueinsteigern eine breitere Perspektive auf die Datenlandschaft des Unternehmens bietet und die abteilungsübergreifende Kommunikation fördert.
Die Dokumentation anderer Elemente, die mit dem Inventar Ihres Datensystems verbunden sind, dient mehreren wichtigen Zwecken, z. B. der Verbesserung der Identifizierung von Vermögenswerten und des Risikomanagements. Außerdem stärkt es die Einhaltung von Vorschriften wie GDPR und verbessert die effektive Reaktion auf Vorfälle und die Wiederherstellung. Außerdem hilft es bei der besseren Planung und Entscheidungsfindung in Bezug auf Kapazitäten und den Kauf oder Ersatz von Anlagen. Darüber hinaus fördert es die Transparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb der Organisation, unterstützt Prüfungen und gewährleistet eine effektive Nutzung der Anlagen.
Die Festlegung und Dokumentation von Datenflüssen und -speichern in einem Datensysteminventar ist von wesentlicher Bedeutung. Dazu gehören Informationen wie die Schnittstellen zu anderen Systemen oder direkten Datenquellen. Diese Informationen helfen Unternehmen, Einblicke in ihre Datenbewegungen zu gewinnen, Schwachstellen zu erkennen und die Datensicherheit zu verbessern. Darüber hinaus gewährleistet die Dokumentation die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung.
Darüber hinaus hilft ein robustes Datensysteminventar bei der Bewältigung von Zwischenfällen und der Gewährleistung der Geschäftskontinuität bei Störungen. Alles in allem kann ein umfassendes Verständnis der Datenströme und -bestände die Entscheidungsfindung und strategische Planung unterstützen und so Innovation und Wachstum fördern.
Darüber hinaus sollten Sie Informationen über die Verantwortung für die Entwicklung des von Ihnen verwendeten Systems, die angeschlossenen Systemanbieter, Software, Backups und Systemprotokolle dokumentieren .
Die Dokumentation von verknüpften Systemanbietern hilft bei der Verfolgung der Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen verschiedenen Elementen, was für eine effektive Systemverwaltung und Fehlersuche unerlässlich ist.
Die Dokumentation der Sicherungen gewährleistet, dass Sie eine Aufzeichnung darüber haben , welche Daten gesichert wurden, wo sie gespeichert sind und wie sie wiederhergestellt werden können. Dies kann die Ausfallzeiten im Falle eines Systemausfalls oder Datenverlusts erheblich verringern.
Systemprotokolldaten können Ihnen helfen, Trends zu analysieren, Anomalien zu erkennen und proaktive Maßnahmen zur Verbesserung der Systemsicherheit und -effizienz zu ergreifen.
Wenn Sie ein bestimmtes System auslagern, sollten Sie außerdem alle wichtigen Informationen im Zusammenhang mit dem Auslagerungsprozess dokumentieren. Dazu gehören z. B. die für die Auslagerung verantwortliche Person und eine Lieferanten-ID.
Durch die Identifizierung des Outsourcing-Eigentümers lässt sich leichter feststellen, wer für die Leistung des Systems und eventuell auftretende Probleme verantwortlich ist. Dies kann besonders in Situationen nützlich sein, in denen mehrere Systeme an verschiedene Eigentümer ausgelagert werden.
Die Lieferanten-ID ist andererseits für die Verwaltung der vertraglichen Verpflichtungen, der Service-Level-Vereinbarungen und für Kommunikationszwecke unerlässlich. Sie kann auch bei der Lösung von Streitigkeiten oder Missverständnissen helfen, die im Laufe der Outsourcing-Beziehung auftreten können.
Outsourcing birgt naturgemäß ein gewisses Risiko, z. B. mögliche Datenschutzverletzungen oder Systemausfälle. Wenn man weiß, wer Eigentümer und Lieferant des Systems ist, kann man diese Risiken besser einschätzen und geeignete Strategien zur Risikominderung anwenden.
Alles in allem können Ihnen die Aufzeichnungen in dieser Dokumentation auch bei Auditverfahren und der Einhaltung gesetzlicher Normen helfen. In vielen Geschäftsbereichen sind strenge Datenkontroll- und Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Mit einer ordnungsgemäßen Protokollierung der Eigentümer von Auslagerungen und der Lieferanten-IDs wird es einfacher, diese Vorschriften einzuhalten.
Um ein effizientes ISMS zu erreichen, kann die Pflege Ihres Datensystembestands nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ähnlich wie die Pflege eines blühenden Gartens erfordert auch Ihr Systeminventar ständige Pflege, um Risiken und Sicherheitslücken vorzubeugen. Regelmäßige Audits, rechtzeitige Aktualisierungen und ein etablierter Prozess zur Dokumentation von Bestandsänderungen sind wichtige Maßnahmen, um Ihr Inventar korrekt zu halten. Wenn Sie dies mit einem systematischen Überwachungsansatz kombinieren, können Sie proaktiv mit Risiken umgehen, potenzielle Bedrohungen vorhersehen und die Gesamtleistung Ihres Systems verbessern. Dieses kontinuierliche Engagement für die Bestandsverwaltung kann Ihr ISMS erheblich verbessern und zu einem Beispiel für bewährte Verfahren in Ihrem Unternehmen werden.
Sich im Labyrinth der Bestandsverwaltung von Datensystemen zurechtzufinden, kann in der Tat knifflig sein. Deshalb zeigen wir Ihnen einige der häufigsten Herausforderungen, auf die Sie stoßen könnten, und erkunden Lösungen, wie Sie diese Hindernisse überwinden können.
Ein Hindernis, das bei der Pflege des Datenbestands häufig auftritt, ist das Problem der nicht erfassten oder gänzlich fehlenden Vermögensgegenstände in den Aufzeichnungen. Dies ist ein ernstes Problem, da es die gesamte Prämisse Ihres Inventarsystems untergräbt. Die Wirksamkeit eines Inventarsystems hängt allein von der Vollständigkeit und Genauigkeit der darin enthaltenen Informationen ab. Eine Möglichkeit, dieses Hindernis zu überwinden, sind regelmäßige Audits. Durch häufige Überprüfungen können Sie den Überblick über das Inventar behalten und sicherstellen, dass nichts vergessen wird.
Auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben, kann eine schwierige Aufgabe sein. Wenn Sie eine neue Software oder ein neues System in Ihren Bestand aufnehmen, gibt es möglicherweise bereits ein Update oder eine völlig neue Version. Um auf dem Laufenden zu bleiben, ist es wichtig, regelmäßige Überprüfungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass veraltete Technologien rechtzeitig aktualisiert und ausgemustert oder ersetzt werden.
Wenn sich mehrere Personen oder Abteilungen die Verantwortung für die Pflege des Bestandsverzeichnisses teilen, kann es manchmal zu Unklarheiten darüber kommen, wer Eigentümer welcher Vermögenswerte ist. Dies kann sich auf die Entscheidungsfindung und die Gesamtintegrität des ISMS Ihres Unternehmens auswirken. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für die Bestandsverwaltung festlegen, damit jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist!
Das Inventar der Datensysteme bildet das Herzstück eines soliden ISMS und enthält Einzelheiten über alle wichtigen Anlagen, die für die Datenverarbeitung verwendet werden. Es handelt sich jedoch um eine ständige Aufgabe, die regelmäßige Überprüfungen, Inspektionen und Aktualisierungen erfordert. Auf diese Weise bleibt Ihr ISMS mit allen Daten und Systemen auf dem neuesten Stand und garantiert deren Sicherheit.
Darüber hinaus kann ein gut gepflegtes Datensysteminventar die Effizienz des ISMS einer Organisation erheblich verbessern, da es ein klares Bild davon vermittelt, welche Daten gespeichert sind, wo sie sich befinden und wer Zugang zu ihnen hat. Diese Transparenz verbessert nicht nur die Datenverwaltung, sondern erleichtert auch die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Normen.
Insgesamt ist ein umfassendes und gut gepflegtes Datensysteminventar ein Eckpfeiler eines robusten ISMS, und Organisationen sollten die notwendigen Ressourcen und Anstrengungen investieren, um dessen Effektivität und Effizienz sicherzustellen.
