Cyberday ermöglicht es Ihnen nicht nur, beispielsweise Richtlinien zu erstellen, sondern Sie können auch alle Ihre Dokumentationsobjekte an einem Ort im Überblick behalten. Um Ihre Dokumentationstabelle zu erstellen oder darauf zuzugreifen, öffnen Sie den Tab Dokumentation im Menü auf der linken Seite Ihres Organisations-Dashboards.
Wofür wird es verwendet?
Im Dokumentationsbereich von Cyberday können Sie wichtige Elemente Ihrer Datenverarbeitungsumgebung systematisch und effizient dokumentieren. Dies kann beispielsweise Assets/Vermögenswerte (Daten-Systeme, Daten-Speicher, Standorte, physische Ausrüstung, usw.), Stakeholder (Systemanbieter, Datenverarbeiter, andere Beteiligte, usw.) oder Aufzeichnungen (Risiken, Vorfälle, Kontinuitätspläne, usw.) umfassen. Sie können damit beginnen, die Dokumentationstabellen hinzuzufügen und später über unsere Vorlagen weitere Details für jedes Dokumentationsobjekt auszufüllen.
Arten der Dokumentation
Wenn Sie die Seite für die Auflistung der Dokumentation aufrufen, finden Sie eine Auswahl/Filter für die Art der Dokumentation. Generell sollten Sie beim Hinzufügen von Dokumentation darauf achten, dass Sie die richtige Dokumentationsart auswählen. Die Dokumentationsart hat Auswirkungen auf die Vorlage des Dokumentationsobjekts. Die Dokumentationsart "Aufzeichnung" beispielsweise, die oft als die wichtigste Art angesehen wird, sagt im Wesentlichen aus, was die Organisation getan hat. Dies ist die Art von Dokumentation, die einen Arbeitsablauf hat. Mehr über den Arbeitsablauf erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel. Im Vergleich dazu ist die Dokumentation eines Risikos eher eine Abfolge verschiedener Phasen des Risikos, kein Arbeitsablauf.
Arbeiten mit den Dokumentationsobjekten
Wo Sie diese Ansicht finden: Dashboard -> Dokumentation
Sie sehen eine Tabelle mit verschiedenen Dokumentationsarten, wie Datensysteme, Audits oder Cybersicherheitsrisiken. Wenn Sie eine dieser Tabellen öffnen, erhalten Sie für jedes Dokumentationsobjekt in der Liste eine damit verbundene Dokumentationsobjektkarte. Dabei handelt es sich um eine vorgefertigte Vorlage, die Ihnen hilft, alle wichtigen Informationen zu jedem Dokumentationspunkt einzutragen. Die Informationen, die in der Dokumentationskarte abgefragt werden, hängen von der Art des Dokumentationsobjekts ab. Sie können die Informationen in der Karte jederzeit bearbeiten, indem Sie Datenfelder aktivieren und deaktivieren (über die drei Punkte in der oberen rechten Ecke). Vergessen Sie nicht, für jedes Dokumentationsobjekt einen Verantwortlichen festzulegen.
So fügen Sie der Tabelle Elemente hinzu
Wenn Sie der Liste ein Dokumentationsobjekt hinzufügen möchten, öffnen Sie die Dokumentationsart, z.B. Datensysteme, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Datensystem hinzufügen" in der oberen rechten Ecke.
Sobald Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster. Wählen Sie das/die Datensystem(e) aus, die Sie hinzufügen möchten. Hinweis: Sobald Sie das Datensystem ausgewählt haben, wird es in der Liste angelegt. Sie müssen nicht noch einmal separat auf "Datensystem hinzufügen" klicken, sondern können das Fenster schließen, sobald Sie fertig sind.
Wenn Sie viele Dokumentationsobjekte haben, die Sie der Liste hinzufügen möchten, können Sie die Option "Mehrere auf einmal hinzufügen..." in der unteren linken Ecke des Pip-up-Fensters auswählen (siehe Screenshot oben), woraufhin ein neues Fenster geöffnet wird:
Klicken Sie in die Zeile, in der "Artikelnamen eingeben (...)" steht, und beginnen Sie mit der Auflistung der Dokumentationsobjekte. Sie können auch eine Liste von Dokumentationsobjekten (Namen) aus einer Tabelle in dieses Fenster kopieren und einfügen und dann auf 'Hinzufügen' klicken.
Ausfüllen der Vorlage
Wo Sie diese Ansicht finden: Dashboard -> (Systemverwaltung ->) Dokumentation -> Datensysteme
Sobald ein Dokumentationelement erstellt ist, können Sie weitere Informationen in die Dokumentationskarte eintragen. Die Fragen auf der Karte hängen von der Art der Dokumentation und in einigen Fällen von aktivierten Rahmenwerken ab, wie z. B. der DSGVO. Denken Sie daran, für jedes Element einen Verantwortlichen festzulegen.
Die Vorlage kann Informationen wie die grundlegende Beschreibung, den Ort der Daten usw. enthalten. Sie können die Fragen (Datenfelder) bearbeiten, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken und "Datenfelder bearbeiten" auswählen.
Wie exportiert man die Elemente?
Sie können die verschiedenen Dokumentationslisten problemlos in verschiedene Formate exportieren. Sie können in den folgenden Formaten exportieren:
- ein intelligenter Bericht
- einen PDF-Bericht (="druckbarer Bericht")
- einen Excel-Bericht
Öffnen Sie einfach die Dokumentationsliste, die Sie exportieren möchten, und öffnen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken. Dann können Sie zwischen einem druckbaren Bericht (PDF), einem Excel-Bericht und einem intelligenten Bericht wählen.
Verschiedene Sichtweisen auf die Daten sehen
Sie können die Ansicht ändern und die Einträge auch filtern. Wenn Sie die Ansicht ändern möchten, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie "Ansicht ändern". In den beiden Screenshots unten sehen Sie den Unterschied zwischen den Ansichten. In einer der Ansichten können Sie die Liste nach verschiedenen Faktoren filtern, z. B. nach Zuständigkeiten, Anbieter, Ort usw. (siehe Screenshot "Ansicht Version 2" unten).
Arbeitsablauf
Wie bereits erwähnt, haben die verschiedenen Dokumentationsarten unterschiedliche Vorlagen und Arbeitsweisen. Die Dokumentationsart "Aufzeichnung" hat einen spezifischen Arbeitsablauf, der das Stadium des Dokumentationsobjekts beschreibt. In einem Workflow wird zunächst ein Problem, z. B. ein Sicherheitsvorfall, festgestellt, dann wird mit der Bearbeitung begonnen, indem das Problem und die Auswirkungen beschrieben werden, und die Bearbeitung wird fortgesetzt (Aufschreiben der Verbesserungen), bis das Problem (in diesem Fall ein Sicherheitsvorfall) vollständig gelöst ist und als abgeschlossen markiert werden kann. Mit dem Filter oben in der Liste können Sie die Dokumentationsobjekte nach dem Status ihres Workflows auflisten.
Status Automatisierung
Unsere Dokumentationstabellen und -vorlagen verfügen über eine Statusautomatisierungsfunktion. Das heißt, wenn Sie zum Beispiel ein neues Dokumentationsobjekt hinzufügen und noch nichts hinzugefügt wurde, wird der Status in der Liste als "neu" angezeigt.
Sobald Sie die neue Dokumentationskarte öffnen und einige Informationen ausfüllen und einige Teile als abgeschlossen markieren, ändert sich der Status automatisch in aktiv, Sie müssen ihn nicht manuell ändern.
Wie Sie sehen, wird nicht nur der Status auf der Karte auf "aktiv" geändert, sondern der aktive Status wird auch in der Dokumentationsliste angezeigt:
